Saiba como reduzir custos financeiros da sua escola!

Toda empresa se preocupa em reduzir custos, uma vez que pode representar um aumento na lucratividade. Isso não seria diferente nas escolas, em que o corte de gastos pode significar o seu destaque no mercado ou até a sua sobrevivência. No entanto, é preciso fazer isso de maneira acertada, para não comprometer o bom funcionamento do negócio.

Assim, as escolas precisam o tempo todo buscar soluções para reduzir custos, sem prejudicar a qualidade no ensino. Gradualmente, a tendência é um desenvolvimento saudável, que pode ser percebido por pais, alunos e professores.

Mas como fazer essa redução de custos de maneira eficiente e benéfica? É o que mostraremos neste artigo! Continue lendo e confira nossas dicas para otimizar as suas finanças!

Faça um planejamento estratégico

O primeiro passo é criar um planejamento estratégico, que vai orientar todas as decisões de acordo com os objetivos e as metas da escola. Assim, é possível organizar e programar as ações que levem a uma maior eficiência operacional e financeira.

O planejamento também ajuda os gestores escolares a entender melhor quais são os pontos de mudança e como alocar melhor os recursos financeiros. Até mesmo imprevistos, como horas extras dos professores e reformas emergenciais, podem ser antecipadas, com reajustes que não pesem no orçamento.

No entanto, é importante que o planejamento estratégico seja flexível, inclusive, para comportar essas mudanças. Em longo prazo, é possível cortar gastos desnecessários e perceber o que pode ser economizado.

Monitore todos os gastos

Muitos gastos pequenos do dia a dia podem fazer uma grande diferença no orçamento final. O problema é que nem sempre eles são necessários para o funcionamento da escola. Por isso, é fundamental monitorar todos esses gastos para saber o que pode ser cortado ou reduzido.

Para tanto, é preciso fazer um registro diário de todas as despesas, desde as maiores, que já estavam previstas, até aquelas bem pequenas, como um lanche para os professores. Com o tempo, você vai conseguir perceber o que é realmente importante e descartar o restante.

Promova práticas sustentáveis

A sustentabilidade é um dos valores mais relevantes para a sociedade atual, contribuindo de maneira efetiva para a construção de uma boa imagem no mercado. Mas você sabia que ela também pode ajudar a reduzir custos na sua escola?

Ora, basta calcular o valor gasto todos os meses com papel, impressões e copos descartáveis, por exemplo. Parece pouca coisa, mas no fim do ano o custo é muito alto — valor esse que poderia ser investido em melhorias ou convertido em lucro.

Assim, promover algumas práticas sustentáveis pode ser bem econômico e requer um investimento muito baixo. Por exemplo, em vez dos copos descartáveis, podem ser distribuídas garrafinhas ou copos personalizados. Já o custo com papel e impressão pode ser reduzido com a adoção de tecnologias, como softwares com armazenamento em nuvem.

Mantenha um controle sobre a inadimplência

Um dos maiores problemas financeiros das escolas é a inadimplência. Afinal, se as mensalidades deixam de ser pagas, não há dinheiro suficiente no caixa para fazer os pagamentos. Consequentemente, pode ser necessário fazer empréstimos, cujos juros só pesam ainda mais nas finanças.

Por isso é tão importante manter um controle rigoroso sobre as mensalidades atrasadas. É bom adotar medidas que ajudem reduzir o número de inadimplentes, como o envio de lembretes um pouco antes do pagamento. Também é preciso entrar em contato com os devedores e tentar negociar as dívidas maiores.

Renegocie contratos com fornecedores

No entanto, e quando é a escola que não consegue arcar com os pagamentos? Nesse caso, também é necessário saber negociar as dívidas, buscando condições que se ajustem melhor à situação financeira da escola.

Além disso, é interessante renegociar contratos antigos com os fornecedores. Isso porque, muitas vezes, alguma mudança no mercado pode fazer a condição negociada na época não valer mais a pena. É o que acontece, por exemplo, com as taxas de juros de financiamentos, ou com o valor estabelecido para mercadorias.

Conte com toda a equipe para reduzir custos

A questão é que reduzir custos em uma escola nunca é um esforço individual. De nada adianta tentar implementar essas mudanças sem que todos participem. E isso é válido tanto para as coisas mais simples, como a não utilização de copos descartáveis, quanto as mais complexas.

Para que os colaboradores e os professores sejam engajados na redução de custos, é bom investir em treinamentos. Desde o momento da contratação do profissional, ele precisa ser incluído em uma cultura de economia de recursos.

Inclusive, é importante mostrar a eles o quanto essas medidas são vantajosas para todos. Afinal, contribuem para um ambiente de trabalho mais saudável e sustentável, e o valor economizado pode ser revertido em novos investimentos e em benefícios para os profissionais.

Adote a tecnologia como aliada

É notável o quanto o desenvolvimento tecnológico otimiza a rotina das empresas e reduz custos em curto e longo prazo. Existem ferramentas específicas para facilitar a gestão das escolas e o dia a dia de professores e alunos.

Essas tecnologias ajudam a construir uma imagem de modernidade da instituição, mostrando que ela se preocupa em oferecer o melhor aos seus alunos. Mas, mais do que isso, aumentam a eficiência nos processos em diferentes setores da escola, ajudando a reduzir custos e melhorar a produtividade.

Um bom exemplo são os softwares de gestão, soluções completas que agregam as principais funcionalidades na gestão financeira, administrativa e pedagógica.

Outras ferramentas são mais específicas, como os sistemas que monitoram a vida estudantil, facilitando a troca de informações com os professores e a direção. Podemos destacar ainda, a plataforma de correção de redação online, que ajuda a melhorar o trabalho e o desempenho de professores.

É importante lembrar que, por mais que sejam úteis, essas ferramentas não substituem a tomada de decisões. No entanto, otimizam processos, de modo que sobra mais tempo para os gestores se dedicarem a questões estratégicas da escola.

Essas são apenas algumas dicas para reduzir custos na sua instituição de ensino. Esperamos que elas possam ajudar você a promover mudanças significativas na sua escola e que tragam melhores resultados.

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