Estratégias para otimizar reuniões escolares!

Parte fundamental para otimizar reuniões escolares e tornar o momento produtivo é garantir a atenção dos envolvidos. Quanto a isso, reconhecemos que nem sempre é fácil, especialmente durante a pandemia do coronavírus, o que só piora quando não há planejamento para a reunião.

As reuniões são encontros importantes entre pais e alunos. Possivelmente, todos os envolvidos deixaram de fazer alguma atividade, em meio a uma rotina corrida, para priorizar o momento em questão. Assim, pensamos que é indispensável mostrar que o tempo deles não está sendo desperdiçado e que o conteúdo apresentado merece atenção.

No entanto, sabemos que conseguir isso não é tarefa simples. Por esse motivo, reunimos algumas estratégias que podem ajudar a otimizar reuniões escolares. Confira!

1. Utilize a tecnologia para organizar e apresentar as informações

A organização deve ser primordial para otimizar reuniões, e isso vai desde a convocação dos envolvidos até a apresentação no encontro. Nesse sentido, conte com a tecnologia como um canal de comunicação para enviar o convite do evento e as pautas que serão abordadas de forma rápida e verificável. Essa é uma opção válida, até para mostrar exemplos aos demais colaboradores.

Recomendamos que a instituição emita lembretes automáticos nas véspera do evento para reforçar a importância da participação de todos. Essa é, inclusive, uma das recomendações dos estudos Harvard Family Research Project para otimizar reuniões.

Uma segunda opção, sugerimos que os próprios professores apresentem, na reunião, a forma como eles utilizam a tecnologia para otimizar as aulas, para despertar a atenção do aluno e engajá-lo — é o caso de vídeos didáticos que auxiliam no ensino.

2. Estabeleça horários e cumpra-os 

Conforme mencionado, os envolvidos no encontro pedagógico tendem a ter uma agenda muito corrida, e não cumprir os horários de início e encerramento pode atrasar os planos de cada um, causar uma má impressão e contribuir para que eles se distraiam pelo estresse, ou até mesmo que se ausentem mais cedo.

Por isso, é importante ser objetivo ao transmitir as informações e cronometrar o tempo necessário para repassar tudo o que for importante.

3. Colete feedbacks dos participantes para reuniões futuras

Outra recomendação feita a partir dos estudos de Harvard é obter feedbacks dos pais e dos docentes envolvidos no encontro. Sendo assim, ao perguntar o que funcionou e não funcionou, você tem um material rico para trabalhar nos próximos eventos.

Recomendamos, ainda, que evite receber os feedbacks unicamente por você, deixe isso também para os demais colaboradores, como os professores, para que eles possam se sentir mais motivados e terem ideias para otimizar as aulas.

Outra dica importante para auxiliar nessas reflexões é organizar vídeos, áudios ou textos com o que foi refletido sobre as pautas abordadas e sobre os feedbacks de todos os envolvidos. Isso funciona bem desde que todos se sintam confortáveis em compartilhar e entendam a importância da ação.

Enfim, otimizar reuniões pedagógicas torna esse momento uma experiência mais agradável, o que incentiva os envolvidos a participarem mais vezes, se engajarem e até estimularem os possíveis ausentes a fazerem o mesmo.

Tudo isso pode gerar resultados positivos para a instituição, como melhoria da reputação da instituição do ensino e mais satisfação dos pais e alunos.

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