Aprenda como fazer uma gestão de fornecedores

O foco das escolas é sempre manter um bom relacionamento com alunos, pais e professores. Mas como anda a relação da sua instituição com seus fornecedores? As empresas e os prestadores de serviço que atendem uma escola são fundamentais para o bom funcionamento dela. Por isso, é essencial fazer uma boa gestão de fornecedores.

Ora, basta imaginar como seria a rotina da sua escola sem o fornecimento de materiais didáticos, produtos de limpeza ou mesmo sem alguns serviços terceirizados, como jardinagem e manutenção. O fato é que nenhuma organização funciona corretamente sem contar com bons parceiros de negócio.

Isso é ainda mais importante nos dias atuais, em que a alta competitividade exige uma maior eficiência administrativa das escolas. Por isso, neste artigo, mostramos a você como fazer uma boa gestão de fornecedores para ter um melhor desempenho. Saiba mais!

Afinal, o que é gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores consiste em um conjunto de práticas voltadas à otimização, redução de custos e obtenção de melhores resultados na relação com empresas fornecedoras de insumos e serviços. Dessa forma, busca garantir uma máxima eficiência e melhores resultados em todos os processos.

Trata-se, na maioria das vezes, de uma estratégia de longo prazo, tendo em vista que os resultados costumam ser observados depois de um período maior. No entanto, em alguns casos, algumas medidas rápidas relativas aos fornecedores podem trazer melhorias imediatas para o dia a dia da escola.

Como é feita a gestão de fornecedores na prática?

Antes de começar a fazer uma gestão de fornecedores efetivamente, é fundamental realizar um bom planejamento, identificando todos os objetivos e metas relacionados aos fornecedores. É importante entender todas as necessidades da escola, bem como os desafios no relacionamento com outras empresas. Por exemplo, se há competidores o suficiente no mercado para atender determinada demanda ou se um preço praticado está muito acima do acordado na negociação.

A seguir, veja os principais passos para a gestão de fornecedores.

Critérios para a escolha dos fornecedores

Diferentes critérios devem ser considerados na escolha de cada fornecedor, dependendo do produto, serviço e da própria concorrência. No caso de produtos exclusivos, é possível comparar com similares, verificando se o preço e os benefícios realmente valem a pena. É bom lembrar que nem sempre será possível analisar tantos critérios. De todo modo, é sempre bom observar a existência de:

• preços competitivos;
• qualidade dos produtos ou serviços;
• prazo de entrega (inclusive em contingências);
• variedade e disposição de estoque para reposição;
• reconhecimentos industriais;
• credibilidade no mercado;
• reputação legal.

Avaliação e seleção das empresas

A seguir, é hora de comparar todos os fornecedores, avaliando as vantagens e desvantagens oferecidas por cada um deles. Ao mesmo tempo em que é necessário avaliar cada um dos critérios acima, é bom considerar o conjunto dos benefícios da relação comercial que pode ser estabelecida. Também devem ser levadas em conta outras questões específicas, internas e externas, que podem estar envolvidas, como os impactos ambientais.

Negociação e contratação

Depois de escolher entre os fornecedores com mais potencial de atender as necessidades da sua escola, é o momento de começar o processo de negociação. Lembre-se de que, quanto maior a concorrência, maior será o seu poder de barganhar. Por isso, é essencial pesquisar bastante para ter o máximo de informações para a negociação.

Além disso, é importante saber quando ceder e quando as condições negociadas e os valores são justos. Na hora de assinar o contrato, todos os termos precisam ser bem definidos, evitando qualquer problema no futuro.

Acompanhamento do desempenho

É necessário destacar que a gestão de fornecedores não termina com a contratação. Pelo contrário, a partir daí, é hora de monitorar todos os processos para saber se os contratos estão sendo cumpridos. Para tanto, podem ser verificados diferentes indicadores, dependendo do fornecedor e do próprio funcionamento da sua escola.

Troca de fornecedores

Se a relação com algum fornecedor não estiver dando certo ou se ele não mais atende a uma necessidade, é hora de trocar. Isso precisa ser feito da maneira mais tranquila possível, depois de todas as formas de renegociação com a empresa serem esgotadas.

Por exemplo, em contratos mais antigos, é comum que as condições não permaneçam as mesmas da negociação. Se for apenas uma questão de preços muito mais altos que os praticados no mercado atual, é melhor tentar renegociá-los, caso os serviços do fornecedor sejam satisfatórios.

Quais os benefícios da gestão de fornecedores para as escolas?

Até aqui, provavelmente você já deve ter percebido algumas vantagens em fazer uma boa gestão de fornecedores. No entanto, a seguir, listamos os principais benefícios, para não restar nenhuma dúvida. Confira!

Controle sobre a relação com os fornecedores

Basta analisar a quantidade de fornecedores de uma escola para entender o quanto é importante cuidar da gestão. Afinal de contas, trata-se de uma cadeia complexa, em que é preciso monitorar o uso e o ciclo de vida dos materiais. Com processos bem estruturados, dá para ter um melhor controle sobre o fornecimento e a relação com as empresas.

Redução de custos e manutenção da qualidade

A gestão de fornecedores também ajuda a solucionar um problema simples, mas que, muitas vezes, passa despercebido pelos gestores das escolas. É comum o comprometimento da qualidade em favor da conquista de preços menores. No entanto, se for feito um bom gerenciamento, pode-se conquistar uma boa qualidade reduzindo custos.

Avaliação do desempenho

Outro benefício é poder acompanhar de perto se a relação com um determinado fornecedor tem funcionado. Não só na área de educação, mas em diversos setores, as empresas perdem recursos ou deixam de poupá-los por não monitorarem de perto o uso e o fornecimento. 

Ao monitorar o desempenho de cada fornecedor, pode-se avaliar a conformidade com as leis, com o contrato e outros fatores. Pode-se, inclusive, verificar a eficiência no fornecimento para saber quando é melhor trocar de empresa.

Construção de um relacionamento com fornecedores

Por fim, uma das principais vantagens da gestão de fornecedores é construir um relacionamento com essas empresas. A tendência é que eles possam atender melhor suas necessidades e exigências caso tenham uma boa relação com a escola e com os gestores. Por isso, é fundamental estabelecer uma confiança mútua, por meio da transparência e do respeito de todos os acordos e obrigações contratuais.

O fato é que qualquer negócio que deseja se manter competitivo precisa se preocupar com a gestão de fornecedores. Mas isso é ainda mais relevante para as escolas, tendo em vista os riscos e a alta competitividade do setor educacional. Portanto, busque se informar bastante e profissionalizar ainda mais a relação com os fornecedores para garantir ótimos resultados.

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