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Nos últimos três anos, a crise econômica brasileira fez com que muitas escolas revissem estratégias para otimizar recursos. Isso quer dizer, agilizar processos, identificando, modificando ou eliminando procedimentos que desperdiçam tempo e dinheiro. A ideia da otimização é atingir com maior eficiência o real objetivo da instituição. Para isso, assim como em uma empresa de qualquer outro setor, a escola precisa ter claro quais são seus valores, visão e meta. Saber de fato onde quer chegar.
Otimizar recursos tem a ver com melhorar a produtividade, mas não necessariamente cortar despesas, por mais estranho que isso possa parecer. Quando o sistema parece lento, burocrático, causando a insatisfação do público, a solução pode estar em profissionais mais qualificados e gestores mais capacitados – o significa também investimento. Lembre-se que quem oferece o melhor pode cobrar por isso.
Abaixo reunimos algumas das etapas do processo de otimização. Apesar sabermos que será necessário contar com a assessoria de um profissional qualificado, damos aqui uma ideia do que sua escola terá de passar, caso queira trilhar por esse caminho: o de aumentar a excelência do serviço e o público.
- 1. METAS
Tenha claro para toda a equipe – do mais alto ao mais baixo cargo – qual é a meta. Que tipo de serviço a escola pretende entregar e com qual qualidade. Do diretor a faxineira, todos precisam trabalhar no mesmo sentido.
- 2. IDENTIFIQUE GARGALOS
Há muitos setores que são campeões de reclamações. Por isso, faça uma pesquisa com pais e alunos quanto a satisfação dos departamentos para que seja possível uma avaliação mais adequada. Tempo demais para conseguir informações e documentos costumam ser queixas comuns. Pode haver também problemas na polidez do atendimento. A ideia é obter uma radiografia das equipes e suas competências.
- 3. COMUNICAÇÃO
A escola deve ter uma política que mantenha os pais e alunos informados sobre os acontecimentos, assim como a vida escolar dos filhos. Os dados dos alunos devem estar disponíveis de maneira fácil e rápida. Uma escola que demora a esclarecer dúvidas dá a sensação de não trabalhar com transparência, além de demostrar ineficiência.
- 4. SOLUÇÕES
Depois de identificados todos os problemas, é preciso achar soluções. Pense sempre em uma alternativa que não seja de curto prazo. Remodelações devem ser escoradas em planejamentos futuros.
5. INFORMATIZAÇÃO
Não seja refratário à tecnologia, ela ajuda na organização e na rapidez de reunir dados importantes sobre o perfil dos alunos. Também avalie se algumas funções podem ser substituídas por processos informatizados. Há de se levar em conta que o mundo passa por uma revolução tecnológica que já alcançou os sistemas de ensino. Ter um canal direto de atendimento via web dos pais pelos professores faz muito sentido nos dias de hoje, por exemplo.
- 6. FEED-BACK
Os funcionários devem ter um retorno de como o trabalho deles é avaliado. Descobrir o que pretendem da carreira e o que esperam da escola também demonstra interesse da direção no desenvolvimento da carreira de cada um da equipe. Do mesmo modo, vale questionar o que eles pensam do sistema da escola. Ouvir críticas é saudável e pode abrir novos caminhos.
- 7. SISTEMA DE AVALIAÇÃO CONTÍNUO
Quando tudo estiver ajustado e a produtividade chegar no ponto desejado, não pense que o trabalho acabou. Nenhum negócio hoje vive do passado e as mudanças são muito velozes. Implante um sistema de avaliação contínua do produto, do atendimento e dos funcionários. E acima de tudo esteja conectado com as mudanças do sistema de ensino ao redor do mundo. E acesse sempre o Redação Nota 1000, para se atualizar.
